Handig: zo hou je je administratie bij als zzp’er

tips administratie bijhouden zzper

Je administratie bijhouden is als zzp’er heel belangrijk. Maar als je een chaotisch karakter hebt (zoals ondergetekende) en het overzicht gemakkelijk verliest, kan het een behoorlijke doorn in het oog zijn. Hoe hou je toch de administratie overzichtelijk en maak je het jezelf makkelijker? In dit artikel vind je 7 tips om belangrijke zaken bij te houden.

Chaotisch karakter en toch ondernemer – kan dat?

Hoewel ik zielsveel van mijn werk hou, is er één klein probleem waar ik geregeld tegenaan lopen. Of beter gezegd, eens per drie maanden. Want ik ben ontzettend chaotisch en moet toch een fatsoenlijke administratie bijhouden. En ik wilde het eigenlijk niet uitbesteden aan een externe partij (want: extra kosten). Maar zelf doen? Toch lukt het! Herken je mijn verhaal, dan heb je zeker iets aan onderstaande tips.

Hoe voorkom je dat je een boete krijgt omdat je te laat bent met het doen van je aangifte? Hoe zorg je voor orde in de chaos? In deze blog geef ik je 7 handige tips om je administratie op orde te houden zonder te veel gedoe.

Tips: zo hou je je administratie écht op orde

Stel een alarm in voor belangrijke data

Je kan dit het beste aan het begin van het nieuwe jaar doen, wanneer je nog vol goede voornemens zit en van plan bent het komende jaar heel hard te gaan werken aan een gestructureerd leven. De meeste data weet je namelijk al.

  • 1 januari: schrijf je kilometerstand op (als je auto niet op naam van je bedrijf staat)
  • Wekelijks een vaste dag om je facturatie te verzorgen
  • Maandelijks een datum waarop je controleert of je urenregistratie op orde is en je reiskostenoverzicht naloopt
  • 1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober: herinnering aan de BTW-aangifte
  • 1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober: schrijf je kilometerstand op
  • 1 maart: herinnering aan de aangifte inkomstenbelasting
  • 31 december: schrijf je kilometerstand op

En doe het die dag ook meteen. Je snijdt jezelf in de vingers als je het voor je uitschuift en dat kan je bovendien in sommige gevallen geld kosten. Zonde toch?

Ga wekelijks even een uurtje zitten voor je administratie, liefst op een vaste dag

Maak er een gewoonte van om de week te beginnen of sluiten met je administratie. Invullen hoeveel uur je besteed hebt aan je eigen bedrijf (kan belangrijk zijn als je de inkomstenbelasting gaat doen: het kan je geld opleveren), bijhouden hoeveel zakelijke kilometers je hebt gereden en je facturatie verzorgen. Hou vol en maak er een gewoonte van, dan merk je vanzelf dat het steeds minder tijd kost.

Bijkomend voordeel: als je aan het eind van het kwartaal alles moet gaan zitten bijwerken, ben je veel verder van huis. Het is een rotklus, je schuift het sneller voor je uit en kost je bovendien enorm veel tijd, omdat je je agenda moet nalopen op afspraken buiten de deur. Daarnaast ben je straks aan het eind van het kwartaal veel minder tijd kwijt aan het doen van de aangifte. Win-win dus.

Verdiep je in de belastingsoorten en begrijp het verschil tussen de BTW-aangifte en IB

Het goed bijhouden van je administratie is alleen mogelijk als je begrijpt waar je mee bezig bent. De Inkomstenbelasting is namelijk, zoals de naam al zegt, een overzicht van alles dat je hebt verdiend in een jaar.

De (vaak driemaandelijkse) BTW-aangifte gaat slechts in op de BTW: welk bedrag heb je berekend aan je opdrachtgevers en welk bedrag heb je hieraan (op zakelijk gebied) uitgegeven? Het verschil tussen die twee draag je af. Val je onder de KOR (Kleine Ondernemers Regeling) en heb je minder dan € 1.883,00 in rekening gebracht, dan krijg je dit bedrag aan het eind van het jaar (gedeeltelijk) terug.

Gegevens Belastingdienst 2019

Maak gebruik van een online boekhoudprogramma

Zelf gebruik ik Moneybird voor € 10,00 per maand (basispakket). Het voordeel van een online boekhoudprogramma?

  • Je kunt hierin facturen maken (voorzien van je logo). Dit staat professioneler dan een eigen factuur in Word.
  • Moneybird houdt precies bij wat je aan BTW moet afdragen aan het eind van het kwartaal. Je hoeft in principe niets meer te berekenen, maar kunt alles aflezen.
  • Met behulp van een boekhoudprogramma hoef je ook voor de Inkomstenbelasting niet meer alles uit te rekenen.
  • Het houdt je administratie op orde: hij geeft zelf aan wanneer je een factuur moet herinneren bij de opdrachtgever.
  • Wanneer je je (zakelijke) bankrekening koppelt, kan je makkelijk aantonen wanneer welk bedrag is gestort of juist afgeschreven.

Soortgelijke programma’s:

  • e-Boekhouden.nl (eerste 15 maanden gratis voor starters; daarna € 7,95 per maand voor boekhouden en € 5,95 voor factureren – totaal dus € 13,90 per maand als je beide nodig hebt)
  • MoneyMonk (€ 10,00 per maand voor het eerste halfjaar, daarna € 20,00 per maand)
  • Informer (€ 10,00 per maand voor het basispakket)
  • Jortt (€ 14,50 per maand voor Jortt Compleet)
  • Tellow (onderdeel van zakelijk pakket Rabo Bizzy; eerste jaar € 5,00 per maand – daarna € 12,50 + € 0,29 boekingskosten per verwerkte bon of factuur)

In dit overzicht vind je bovendien een overzicht van elf boekhoudprogramma’s met een uitgebreid verslag van hun functionaliteit. Wil je een programma dat naadloos aansluit op jouw wensen? Dan is het zeker slim om hier even te kijken wat het je kan opleveren.

Open een zakelijke rekening

Om het jezelf zo simpel mogelijk te maken, is het handig om een zakelijke rekening te openen. Bij KNAB kan dit al voor € 5,00 per maand. Persoonlijk vind ik het een hele fijne bank, zeker nu je geen aparte reader meer nodig hebt voor overboekingen. Daarbij kan je KNAB koppelen aan je boekhoudprogramma voor nog meer gebruikersgemak.

Bewaar bonnetjes in een aparte envelop en maak er meteen foto’s van (om ze in je boekhoudprogramma te kunnen opslaan)

Alleen al omdat je je administratie gedeeltelijk fysiek moet kunnen aantonen. Wanneer je bonnetjes krijgt of een kwitantie meeneemt vanaf de parkeergarage, maak er dan direct een foto van (voor de online boekhouding) en stop de bonnetjes zelf in een envelop. Bewaar die op een logische plek en hou dit meteen bij. Dan voorkom je meteen dat je je handtas aan het eind van de maand moet omkeren, op zoek naar dat ene bonnetje 😉

Focus je op het nut van je bezigheden en maak het jezelf zo makkelijk mogelijk

Je vindt je administratie als professioneel blogger waarschijnlijk niet de leukste klus om te doen – anders was je wel de boekhouding ingegaan – maar hij is absoluut noodzakelijk. Probeer je vooral daarop te focussen. Verdiep jezelf in alles wat je moet weten en hou die nieuwe kennis bij in een notitieboekje/Word-document. Beetje het credo van de Belastingdienst: leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.

Met deze tips wordt jouw administratie in elk geval een stuk overzichtelijker en beter bij te houden. Wat vind jij het minst leuk om te doen? En heb jij soms ook moeite met het bijhouden?

Volg je de Bloggen baart kunst groep al via Facebook en Instagram?

Afbeelding, Pixabay

About Merel

Hoi! Ik ben Merel, eigenaresse van LotusWritings.nl en inmiddels expert in hoe het níet moet. Op Bloggen Baart Kunst vind je handige tips en tricks om beter te leren bloggen, van technische SEO tot hoe je kunt verdienen aan je blog.

3 thoughts on “Handig: zo hou je je administratie bij als zzp’er

  1. Goede tips, thanks! Ik heb een boekhouder die ieder kwartaal mijn btw-aangifte doet en de account doet ieder jaar de IB. Zelf hou ik alles bij in Excel, moet de overstap naar Moneybird voor de uitgaven nog maken…chaoot hè! 😉

  2. Bedankt voor je nuttige tips over administratie. Ik ben nu twee jaar bezig als zzp’er en de boekhouding bezorgt me veel hoofdbrekens. Ik kom er uiteindelijk altijd wel uit. Toch zet ik alle bezwaren maar eens opzij en overweeg nu een boekhoudprogramma. Dat gaat me een hoop tijd schelen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *