do's en don'ts zakelijke email

Zakelijk mailen: de 10 do’s en don’ts

Zakelijk mailverkeer wordt vanaf een bepaald punt erg belangrijk voor je blog. Maar hoe ga je daar goed mee om? Hoe voorkom je dat je te makkelijk ja zegt tegen een voorstel, waarom is het belangrijk je verwachtingen uit te spreken en schrijf je als laatste groet geen Tot sinas 😉 ? Hoewel ik ervan uit ga dat je die laatste vraag in één keer kan beantwoorden, neem ik jullie graag mee in alle do’s en don’ts voor zakelijk e-mailverkeer. Aanvullingen? Laat ze zeker even achter in de reacties

Do’s in een zakelijke mail

Neem jezelf serieus

Bedrijven zullen je vaker wel dan niet zo’n standaardmailtje sturen waarin ze refereren naar je laatste blogpost (die ze overduidelijk niet hebben gelezen). Dat mag. Misschien krijg je een zakelijke mail waarin ze je een belachelijk voorstel doen. Denk aan die ene webshop waarbij je voor een paar tientjes producten mag uitzoeken in ruil voor een uitgebreide review én de afspraak dat ze jouw foto’s rechtenvrij mogen gebruiken voor commerciële doeleinden. Of die ene advertorial voor een habbekrats.

Een voorbeeld van een dergelijk bericht, waarin het betreffende bedrijf graag een samenwerking wilde aangaan met Bregje. Niet bepaald een goede eerste indruk! Tegelijkertijd des te meer reden om jezelf als blogger serieus te nemen, ook als de andere partij dit duidelijk niet doet.

Zulke mails zijn vervelend en komen soms ook neerbuigend over. Maar besef dan dat er één persoon is die op dat moment kan duidelijk maken dat jij wel serieus genomen dient te worden en dat ben jijzelf. Je hoeft geen sneer uit te delen. De volgende mail maakt bijvoorbeeld al veel duidelijk:

Bedankt voor jullie voorstel. Wanneer je echter advertentieruimte inkoopt op {website], dan betaal je ook voor een link met [waarde DA], kwaliteit van schrijven en snelle oplevering. Mijn eigen tarief ligt op € … Mocht je hier alsnog gebruik van willen maken, dan hoor ik dat natuurlijk graag.

Het voordeel is dat je op deze manier de eer aan jezelf houdt én meteen een zakelijke kans grijpt. Wie weet is het bedrijf toch te betalen voor jouw diensten en levert het je een leuke opdracht op. De kans blijft alsnog groot dat je niets hoort, maar: wie niet waagt, die niet wint!

Haal je de deadline niet? Wees vooraf duidelijk

Bedrijven zoeken een betrouwbare partner om mee samen te werken. Soms gebeurt het dat je door omstandigheden helaas niet aan de deadline kan voldoen. In bepaalde gevallen zelfs zodanig dat je even helemaal uit het veld geslagen bent. Voor alle andere gevallen geldt: mail het bedrijf vooraf dat je de afgesproken datum niet haalt, maar de week erop wel. Dan is er vaak geen nood aan de man en los je het op voor het een probleem kan worden.

Laat het eerlijk weten wanneer een product niet bevalt

Besef dat een negatieve recensie langer blijft hangen dan een positieve. Dat geldt voor grote theaterproducties, boeken, maar ook het product van webshop X dat jij reviewt voor je website. Dus zomaar klakkeloos opschrijven dat het niet beviel? Dat is je goed recht. In zekere zin is het ook een manier om consumenten te waarschuwen en ook daarin hebben we als bloggers een rol te vervullen.

Maar vergeet niet dat achter elke webshop een persoon zit. Het siert dan ook om vooraf even een mailtje te sturen als het product niet bevalt. Misschien kunnen ze er iets aan doen. Zo kreeg ik ooit een kinderboek dat tergend saai was en een kookboek met magere inhoud. Soms zal een bedrijf daarop zeggen dat je de negatieve review alsnog mag plaatsen. Een andere keer geven ze aan het liever niet te hebben, maar de uiteindelijke keus bij jou te leggen. Ik koos in beide gevallen de reviews achterwege te laten; het was wellicht een kwestie van smaak en ik plaats liever positieve berichten.

Hardop durven uitspreken waar je goed in bent

Vrouwen zijn van nature geneigd zich bescheiden op te stellen. Dat is gedeeltelijk misschien hoe we van nature in elkaar steken, voor een ander deel door wat de maatschappij tussen de regels door van je verwacht. In het zakelijke mailverkeer is het alleen niet zo handig. Je snijdt jezelf in de (financiële) vingers als je niet durft te benoemen waar jouw kracht ligt. Hoe je dat doet zonder pretentieus over te komen? Door een simpel zinnetje te gebruiken in je mail dat je aanvult met jouw kwaliteiten:

Mijn kennis van SEO maakt dat ik jullie bedrijf onder de aandacht kan brengen van een groter publiek. Daarbij zorg ik altijd voor een persoonlijke touch, zorg dat mijn lezer zich kan herkennen in mijn verhaal en lever ik snel op.

Kwaliteiten die je kunt benoemen?
Foutloos Nederlands, SEO kennis, groot bereik via social media (en/of specifieke kennis waar het bedrijf iets aan heeft), marketing achtergrond, herkenbaarheid, humor, informatie, langere teksten (vanaf 1.000 woorden), gastblogger die grote affiniteit heeft met het onderwerp, ruim advertentiebudget, complete redactie etc.

Wees enthousiast en oprecht

Zelf vind ik het vaak verschrikkelijk als ik een mailtje krijg dat overduidelijk naar heel blogland is gestuurd. Dat geldt andersom natuurlijk ook, zeker wanneer je communiceert met een kleine webshop. Kopiëren en plakken kan natuurlijk heel handig zijn, maar maakt het niet heel persoonlijk. Zeker niet wanneer je graag wil samenwerken met een bedrijf. Probeer daarom iets persoonlijker te schrijven: geef een gemeend compliment, vertel waarom je zo enthousiast bent over product X. ‘In ons gezin vinden we het belangrijk om aandacht te geven aan duurzaamheid, maar de juiste producten zijn soms lastig te vinden. Met dit product hoop ik het gesprek te kunnen starten.’)

Spreek duidelijk af wat je van elkaar verwacht

In mijn tweede jaar als blogger begonnen de samenwerkingen langzaam op gang te komen. Eén van de partijen die graag een advertentie wilde, stuurde me een heel leuk, spontaan mailtje. Omdat haar budget ontoereikend was, besloot ik eenmalig mijn prijs te verlagen. Daarmee kreeg ze een korting van bijna 60% maar ik wilde haar ook gewoon graag helpen. Eenmaal op dreef kwamen de eisen. De vrolijke, persoonlijke toon uit de eerste mails was compleet verdwenen en ze wilde steeds meer. Ik wist niet goed hoe ik ermee moest omgaan en besefte dat we dit eigenlijk in de allereerste mail hadden moeten afkaarten.

Daarom mijn advies: wees vanaf het begin duidelijk wat iemand kan verwachten. Bied bijvoorbeeld een basispakket aan waarbij ze alleen advertentieruimte afnemen, een social-pakket waarbij je de blog ook deelt via social media en een totaalpakket waarbij je meerdere keren aandacht schenkt aan de blog, je socials inzet én wellicht adverteert via Facebook. Andere afspraken die je kunt maken? Een correctieronde (daarna is er geen mogelijkheid meer de tekst aan te passen), wie de afbeeldingen bij het artikel zoekt, of ze een specifiek product uit willen laten lichten en welke insteek je kiest. Laat daarbij niet te veel speelruimte over. Jij bent expert in schrijven, zij in hun producten.

Gebruik een duidelijk onderwerp dat opvalt

Wanneer je mailt, bestaat de kans dat hij verloren gaat in de grote berg. Gebruik daarom, als je zelf de eerste mail stuurt, een opvallend of in elk geval duidelijk onderwerp. Zo is de mail later ook makkelijk terug te vinden. Wanneer zij jou mailen, kies dan gewoon voor de reply-knop. Anders heb je alsnog kans dat je mail kwijt raakt.

Reageer ook als er niets te halen valt

Zeker wanneer het een PR bureau betreft of een partner waarmee je langdurig samenwerkt. Hoewel er theoretisch niets mis mee is wanneer je alleen reageert als je een reviewproduct kan krijgen, stellen de meeste vaste contacten het wel op prijs als je ook reageert op andere berichten.

Na een hele onvergetelijke roadtrip met mijn oudste dochter naar pretpark Europa-Park in 2018 hadden we daar de tijd van ons leven. De drie dagen dat we op het park verbleven, gaven ons energie voor tien. Toen een maand later in het nieuws kwam dat een deel van het park in brand was gevlogen, mailde ik onze contactpersoon om mijn medeleven te betuigen. Het nieuws kwam echt dichtbij: nog geen maand daarvoor zaten wij in de bootjes waar de brand uitbrak.

Iets soortgelijks kan je ook doen wanneer een PR bureau een prestigieuze prijs wint of één van hun boeken bestseller wordt. Feliciteer ze met het succes. Dat maakt het contact net even persoonlijker.

Houd het kort en bondig

Wanneer je een mail stuurt, hoeft dat geen epistel te zijn van 500 woorden. Houd het kort en bondig. Wees duidelijk over wie jij bent, wat je van de ander verwacht en welk idee je hebt over de samenwerking. Meer hoeft er in principe niet in te staan.

Stuur een mediakit mee als dit relevant is

Bij een eerste zakelijk contact kan het slim zijn je mediakit mee te sturen. Zo kan een bedrijf bijvoorbeeld zien met welke partijen je al eerder samenwerkte, waar jouw bedrijf en blog voor staan en onder meer recente statistieken. Bovendien scheelt dat in je verdere mail: voor de zakelijke details kunnen ze je bijlage bekijken.

Wat doe je liever niet in een zakelijk mailtje?

Smileys gebruiken

Nu is dit persoonlijk en bij sommige contactpersonen maakt dit waarschijnlijk helemaal niet uit. Maar zeker in een eerste contact staat het wat knullig of kinderachtig als je de zin eindigt met een knipoog. Alsof je jezelf niet serieus neemt. Op zich een prima eigenschap, maar zakelijk gezien is het natuurlijk slim om jezelf en je boodschap wél serieus te nemen.

Verschillende aanspreekvormen kiezen

Het is slim om één aanspreekvorm te kiezen voor je bedrijf. Dus ‘je en jij’ of het archaïscher ‘u’. Je kunt dat doortrekken van de manier waarop je je lezers aanspreekt tot hoe je een bedrijf benadert. Als je alles door elkaar gebruikt, staat dat wat slordig.

Persoonlijk denk ik trouwens dat tutoyeren meer van deze tijd is. Bovendien zijn het toch vaak jonge(re) mensen die mailen namens een bedrijf. Maar het is ook belangrijk dat jij je er goed bij voelt.

Excuses gebruiken

Wanneer je een deadline niet haalt of op de andere manier niet helemaal kan voldoen aan de afspraak, dan is dat op zich geen probleem. Maar verzin nooit excuses.

  • Het is vast ergens kwijtgeraakt bij de post
  • De blog staat al een tijdje online (wat op zich legitiem zou zijn, maar nogal raar overkomt als het bedrijf eerst op je site heeft gezocht naar het betreffende artikel)
  • Mijn jongste dochter kreeg griep dus ik kon helaas geen foto’s maken (ten eerste omdat ik vind dat je privéleven alleen in noodsituaties zou mogen gelden als een excuus en ten tweede omdat een grieperig kind je er nooit van kan weerhouden om tussen de bedrijven door snel te mailen dat je de blog over een week online zet)
  • Ik wachtte nog op jullie afbeeldingen (in dat geval had je allang in de digitale pen kunnen klimmen en erom kunnen vragen)

Het staat simpelweg onprofessioneel. Natuurlijk kan er altijd iets tussenkomen, maar wie te vaak excuses gebruikt wordt op den duur niet meer gelooft. Gebruik ze dus schaars en alleen als het echt niet anders kan.

Ondankbaarheid tonen

Eigenlijk zit het hem alleen al in het woordje Bedankt! als het bedrijf je iets opstuurt. Natuurlijk hebben zij er ook profijt van wanneer jij een review schrijft, maar ik ga er voor het gemak wel vanuit dat je niet over letterlijk alles schrijft ‘als je het maar gratis krijgt’. Het is een manier om te laten zien dat je het fijn vindt dat ze dit doen en ook om te laten weten dat je het niet vanzelfsprekend vindt. Daarbij vergelijk ik het voor mezelf altijd met het helpen van een vriend(in). Dat doe ik omdat ik de ander belangeloos vooruit wil helpen. En toch is het simpele bedankt nooit weg. Dat geldt ook voor zakelijk contact.

Grove spelfouten maken

Een keer kan best. Maar verder halen spelfouten je geloofwaardigheid toch naar beneden. Denk maar aan een bedrijf dat adverteert met ‘een bedlift voor je latte bodem’. Hilarisch, maar het pleit niet voor deze beddenspecialist. Dat geldt ook voor jou. Uiteindelijk is je blog (en dus het schrijven van teksten) je werk en de zakelijke mail je uithangbord. Als je daar grove spelfouten in maakt, doe je er goed aan je teksten voor versturen nog eens te laten doorlezen.

Een ander naar beneden halen

Zakelijk gezien een no go. Je kan prima het jouwe ervan denken als je een negatieve ervaring hebt met die ene blogger, maar spreek dat nooit uit per mail. Zeker niet naar een bedrijf. Laat dan liever via je werk zien dat je een betere partij bent om mee samen te werken.

Beloftes doen die je niet kunt nakomen

Wanneer je beweert het artikel binnen drie dagen online te kunnen hebben staan, zorg er dan voor dat je dat ook daadwerkelijk kan. Lukt dat niet? Wees dan liever eerlijk. Of beloof helemaal niets, behalve dat de blog ‘komende maand’ op je website zal verschijnen.

Begin niet met ik

En al helemaal niet elke zin. Als je niet goed weet hoe je dan wel kan beginnen, start dan met: bedankt voor je mail of bedankt voor jullie interesse in een samenwerking met [naam website]. Zo kan je deze valkuil makkelijk omzeilen.

Eindig de mail niet standaard met ‘groetjes’

Wanneer je verderop in je mailcontact zit en elkaar wat beter kent, dan kan je best overgaan op groetjes. Zelf laat ik dit vaak een beetje afhangen van de ander. Maar in je eerste mail(s) is het professioneler om te kiezen voor een zakelijkere ondertekening.

Altijd goed?
Met vriendelijke groet
Vriendelijke groeten
Met hartelijke groet
Hartelijke groeten
Groeten
Groet

Eindig in elk geval nooit met een overdreven jolige groet als ‘Tot sinas!’

Nooit mailen vanuit je emotie

Tot slot een tip die je eigenlijk op ieder facet van je leven zou moeten toepassen, maar zeker in het zakelijke verkeer: reageer nooit vanuit je emotie. Om weer even terug te gaan naar het voorbeeld hierboven, waarbij de webshop-eigenaresse me het bloed onder de nagels vandaan haalde met haar eisenpakket dat maar bleef aangroeien. Ik merkte dat het me steeds meer moeite kostte geen vileine sneer haar kant op te sturen.

Daarop besloot ik eerst in Word een tekst te schrijven waarin ik haar verbaal met de grond gelijk maakte (om te voorkomen dat ik per ongeluk op verzenden zou drukken) en daarna, weer afgekoeld, terug te keren naar de mail. Daarin heb ik rustig en duidelijk verteld dat we in de afrondende fase zaten en ik helaas alleen nog verzoeken tegen meerprijs kon afhandelen. En wat denk je? Het was plots niet meer nodig. Opgelost!

Wat is jouw beste tip op het gebied van zakelijk mailen? Welke do’s en don’ts vind jij belangrijk?

Volg je Bloggen baart kunst al via Instagram?

10 reacties op “Zakelijk mailen: de 10 do’s en don’ts”

  1. Goede tips en blog heb je geschreven. Ik probeer de meeste mails zakelijk op te stellen. Vaak gebruik ik u. Ik gebruik liever geen smileys en uitroeptekens. Ik probeer kort en bondig te zijn. Mensen houden niet van lange e-mails.

  2. Duidelijk artikel, hier kunnen velen wat aan hebben, ik krijg wel mail met de aanhef meneer/mevrouw en dan beginnen ze over mijn blog, dan denk ik oke, mijn naam kan man/vrouw zijn, maar als je daadwerkelijk op mijn blog geweest ben, zie je aan de foto dat ik een vrouw ben. En wat je schrijft over reageer als er niets te halen valt, dat is een hele goede. Ik zelf doe dat ook en hier kweek je alleen maar good will mee. Men ziet dat je er niet alleen bent als er iets te halen valt.

  3. Supergoed artikel, bedankt voor de fijne tips! Ik krijg véél te vaak mails van mensen die echt niet weten hoe je een zakelijke mail schrijft.

  4. duidelijk en informatief artikel. en inderdaad nooit je mails met groetjes afdoen haha. Blijf gewoon zakelijk ondanks of je elkaar kennen of al eerder samen hebben gewerkt.

  5. Oh die smilies…. Ik gebruik die zo vaak, maar ken de regel dat je die niet moet gebruiken in zakelijke mails omdat ze je dan minder serieus nemen. Maar toch… Soms kan ik het toch niet laten om er een glimlach bij te zetten.

  6. Hier staan goede tips in. Ik ben het met je eens over de smileys. Wel heb ik met een opdrachtgever gewerkt die heel veel emojis in hun emails hadden staan. Maar het paste bij hun jonge en informele bedrijf (wel een serieus bedrijf trouwens). Maar zo communiceerden ze met iedereen.

  7. Goede tips deel je! Ik heb gelukkig veel ervaring met zakelijk mailen door mijn beroep als leerkracht. Dat is een welkome ervaring wanneer het blogmailtjes betreft! Daarin vind ik vooral het zakelijk blijven en inderdaad niet teveel/geen emoties tonen erg belangrijk. Dit is wel een leerpuntje voor mij, aangezien dit als leerkracht niet altijd het geval is.

  8. In mijn email signature staat standaard ”met hippe groet”. Als ik veel heen er weer mail met een klant stap ik daar wel eens vanaf en zet er kort een groet of groetjes onder, net hoe amicaal de relatie is.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *